KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP

REPUBLIK INDONESIA

Arsip merupakan bagian yang terpenting dalam suatu organisasi. Untuk mendukung kegiatan e-goverment dalam reformasi birokrasi, maka pengelolaan arsip harus dilakukan secara baik dan benar sesuai dengan tata cara dan kaidah yang berlaku. Pada Tanggal 27 November 2013 Bagian Administrasi dan TUP mengadakan sosialisasi penilaian dan penyelamatan arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses dinamis dengan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia ( Bapak M. Taufik, M.Si selaku Direktur Kearsipan Pusat, dan Bapak Drs.Gunawan, Bapak Agung Ismawarno, S.S dari Direktorat Akuisisi).

Pengelolaan arsip meliputi penciptaan arsip, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, sampai ke tahap penyusutan haruslah dikelola dan dijaman sekarang semua serba digitalisasi perlu adanya alih media terhadap arsip itu sendiri. Arsip semakin hari jika dibiarkan begitu saja dan tidak dikelola maka akan menumpuk dan jika akan mencari kembali arsipnya akan susah diketemukan. Masih banyaknya pengelolaan arsip di unit pencipta arsip yang masih belum sesuai dengan kaidah kearsipan seperti arsip dinamis yang sudah tidak digunakan sedangkan arsip inaktif yang tidak mempunyai nilai guna (tidak dalam kasus/proses penyidikan) dan telah habis masa retensinya dapat segera dilakukan penyusutan dengan cara pemindahan/penyerahan arsip ke unit kearsipan oleh unit pencipta arsip untuk disimpan terlebih dahulu di depo arsip (record centre) dalam keadaan sudah memberkas dan disertai dengan daftar pertelaan arsip yang diserahkan di unit kearsipan.  Untuk menentukan nasib akhir arsip tersebut baik itu permanen, musnah atau diserahkan ke lembaga kearsipan (Arsip nasional Republik Indonesia) bagi arsip yang memiliki nilai guna sejarah bagi instansi dan lembaga terkait maka diperlukan penilaian sebelum melakukan penyusutan, karena penilaian ini merupakan bagian dari proses kegiatan penyusutan.

Dalam melaksanakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Ketersediaan arsip digunakan untuk kegiatan operasional manajemen pencipta arsip dan layanan publik, untuk itu perlu adanya sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Sebagai salah satu sumber informasi arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik dan informasi dari kerusakan dan kehilangan sehingga keutuhan dan keotentikan arsip tetap terpenuhi, maka perlu diatur untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

Sumber:
Biro Umum KLH